Od 1 stycznia 2024 r. polscy przedsiębiorcy zostaną zobligowani do wystawiania dokumentów księgowych wyłącznie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Podobne rozwiązania zostały już wdrożone lub są planowane w innych krajach Unii Europejskiej.  Przyglądamy  się systemom w trzech największych gospodarkach Wspólnoty - we Włoszech, Francji i Niemczech. 

Najważniejszym powodem, dla którego Unia Europejska dąży do wprowadzenia obowiązku e-fakturowania w transakcjach B2B,  jest chęć jak najszybszego załatania luk w podatku VAT. Średnio wynosi ona ok. 140 mld euro rocznie, ale np. w roku 2020 sięgnęła wartości 164 mld, czyli ponad 11 proc. oczekiwanych przychodów. Z tego względu Komisja Europejska naciska, aby systemy faktur elektronicznych uruchomione zostały we wszystkich krajach Wspólnoty. Państwa członkowskie UE podchodzą do tych zaleceń każde na swój sposób. 

Włochy

Włochy były pierwszym krajem Unii, w którym wprowadzono obowiązek wystawiania faktur elektronicznych dla wszystkich transakcji B2B. Państwowy system o nazwie Sistema di Interscambio (SDI) działa od 1 stycznia 2019 r. i tylko w ciągu pierwszych 15 miesięcy jego funkcjonowania wpłynęły do niego ponad 2 miliardy dokumentów księgowych. Czym charakteryzuje się włoski model e-fakturowania?  

‍

• SDI opiera się na jednolitym dla wszystkich użytkowników formacie faktury ustrukturyzowanej (FatturaPA xml). Jej wzór określony został przez państwowy urząd ds. cyfryzacji - Agenzia per I’Italia digitale

‍

• Zaleca się, aby faktury przesyłane do systemu podpisywane były za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W SDI akceptowane są jednak wszelkie inne środki do zarządzania elektroniczną tożsamością i dostępami I&A (Identity and Access Management).

‍

• Przedsiębiorca może zlecić wystawianie faktur podmiotom zewnętrznym, ale wymaga to podpisania z nimi umowy, której treść uregulowana została w odrębnych przepisach podatkowych. Jeśli faktura została wystawiona przez osobę upoważnioną, musi to zostać w odnotowane w odpowiednim polu samej faktury.

‍

• Wszystkie faktury są w SDI archiwizowane automatycznie, ale przedsiębiorcy mają także prawo do samodzielnego przechowywania ich we własnych zasobach.

Francja

We Francji prace nad systemem e-faktur Portail Public de Facturation (PPF) wciąż trwają. Pierwotnie miał on być gotowy w styczniu 2023 r., ale termin ten przesunięto obecnie na 1 lipca roku 2024. Co zakłada plan wdrożenia PPF?

‍

• System uruchamiany będzie stopniowo do 2026 r.

‍

• W pierwszej kolejności obowiązkiem korzystania z PPF objętych zostanie ok. 300 największych firm, od stycznia 2025 r. dołączą do nich przedsiębiorstwa średnie (ok. 8000 podmiotów), a rok później wszystkie pozostałe w liczbie ok. 4 mln

‍

• System nie będzie obejmował transakcji zagranicznych oraz B2C, a związane z nimi faktury nadal wystawiane będą w formie cyfrowej lub papierowej poza systemem, firmy będą miały jednak obowiązek okresowego raportowania ich do FPP

‍

• Obowiązującym w systemie formatem faktur będzie opracowany wspólnie z Niemcami Factur-X (niem. ZUGFeRD), łączący standardy XML i PDF 

‍

• Faktury dodawane do FPP podpisać będzie można na trzy sposoby: przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu Référentiel Général de Sécurité (rozwiązanie wyłącznie francuskie, które nie jest uznawane w pozostałych krajach UE) lub innych systemów zgodnych z EDI (Electronic Data Interchange) 

‍

• Firmy będą mogły zlecić wystawianie faktur podmiotom zewnętrznym, ale będzie to wymagało upoważnienia wyrażonego wprost lub dorozumianego (zapis o nim ma się znaleźć w samej fakturze)

‍

Niemcy

‍

W Niemczech nie ma obowiązku elektronicznego fakturowania w transakcjach B2B i nie wiadomo, kiedy oraz w jakiej formie zostanie on wprowadzony. Znany jest natomiast format przyszłej e-faktury (jest nim wspomniany już ZUGFeRD), wiadomo też, że przyszły system ma akceptować kwalifikowane podpisy elektroniczne oraz inne sposoby uwierzytelniania zgodne z EDI.  

‍

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

‍

Chcesz wiedzieć więcej na temat polskiego modelu faktur elektronicznych? Nasi eksperci stworzyli dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu vademecum, w którym znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF. Dowiesz się z niego m.in, jak wygląda faktura ustrukturyzowana i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie.        

‍

Pobierz vademecum przedsiębiorcy