Liczba faktur i innych rachunków gromadzonych przez przedsiębiorców może przyprawić o zawrót głowy. Fizyczne dostarczanie ich na bieżąco do księgowości często jest utrudnione, co w konsekwencji może doprowadzić do okresowych zatorów. Kolejne problemy pojawiają się, gdy wielkie ich ilości trzeba przechowywać i zabezpieczać przed zniszczeniem lub utratą przez okres wymagany prawem. Albo gdy musimy odnaleźć fakturę za konkretny sprzęt sprzed kilku lat, na przykład w trakcie kontroli skarbowej. Rozwiązaniem jest skanowanie faktur z zastosowaniem OCR.

Optyczne rozpoznawanie znaków (ang. optical character recognition, OCR) to technologia służąca do odczytywania tekstów z plików graficznych, na przykład skanów. Choć zastosowanie ma ona głównie w wypadku znaków drukowanych, to najbardziej zaawansowane programy rozpoznają już też pismo odręczne. Dzięki wykorzystaniu tego typu narzędzi treść zawartą w plikach graficznych można kopiować i przeszukiwać tak, jak w standardowych plikach tekstowych.

Jak skanować faktury

Skanowanie faktur ma sens, gdy zdigitalizowane ich wersje mogą zastąpić oryginały. Dlatego też muszą one odwzorowywać wersję papierową i pozwalać na swobodne odczytanie wszystkich zawartych w niej informacji. Dzięki temu magazyn faktur zastąpić możesz cyfrowym archiwum.

‍

Używając skanera, musisz pamiętać o ustawieniach, które pozwolą osiągnąć odpowiednią jakość skanu. Kluczowa jest rozdzielczość. Im wyższa, tym lepsza jakość, ale też większy rozmiar pliku, co nie jest bez znaczenia, gdy skanujesz i przechowujesz duże ilości faktur. Optymalna wydaje się rozdzielczość pomiędzy 150 a 300 dpi. Ważne też, aby skany zapisywać w kolorze, ewentualnie w skali szarości. Przy zapisywaniu w wersji czarno-białej dojść może do daleko idących zniekształceń obrazu, które utrudnią lub wręcz uniemożliwią odczyt danych z dokumentu.

‍

Do digitalizacji faktur tradycyjny skaner nie jest niezbędny. W roli tej, sprawdzi się obecnie każdy smartphone. Wystarczy, że wykonasz nim zdjęcie dokumentu. Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz przekazywać księgowemu wszystkie rachunki na bieżąco.

OCRowanie skanów

Zeskanowaną lub sfotografowaną fakturę można poddać procesowi rozpoznawania znaków przy pomocy odpowiedniego oprogramowania. Oczywiście zdarza się, że komputer popełni błąd w odczycie. Na szczęście część programów pozwala na ręczną korektę.

‍

W tak przygotowanym pliku możemy już używać przeszukiwania pełnotekstowego ich treści. Warto zaznaczyć, że OCRowany skan faktury najlepiej zapisać w formacie PDF. Zachowujemy wtedy cyfrowe odwzorowanie oryginalnego dokumentu wraz z warstwą tekstową.

Konwersja na e-fakturę

Skanowanie i OCRowanie faktur zabezpiecza je przed utratą i pozwala na wygodniejsze posługiwanie się nimi na co dzień. Ale dlaczego nie pójść krok dalej?

‍

Jeśli wykorzystasz odpowiednie narzędzia, papierowe faktury mogą być przekonwertowane na ustrukturyzowane faktury elektroniczne (e-faktury), które w Polsce funkcjonują od uruchomienia w 2022 r. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Taka forma znacznie przyśpiesza proces wprowadzania danych do systemów księgowych. Zautomatyzowanie go pozwala zaoszczędzić czas, a więc i pieniądze.

‍

‍

Konwersję rachunków tradycyjnych na e-faktury oferuje platforma Banqup. Choć w Polsce to nowe rozwiązanie, Banqup sprawdził się obsługując klientów na innych rynkach europejskich, gdzie e-faktury już funkcjonują, na przykład w Belgii czy Francji.

‍

Aby usprawnić cały proces rozpoznawania tekstu i konwersji dokumentów papierowych na e-faktury Banqup wykorzystuje technologię Procurement DocAI dostarczaną przez Google Cloud. Dodatkowo, aby wyeliminować błędy w automatycznym odczycie faktur, Banqup posiada centrum kontroli poprawności, które czuwa nad całym procesem i koryguje ewentualne pomyłki.

‍

W ramach platformy Banqup każdy przedsiębiorca i księgowy mają własne archiwum cyfrowe. Dzięki takiemu rozwiązaniu przechowywana dokumentacja finansowa jest bezpieczna, a ty nie będziesz musiał przechowywać w biurze opasłych segregatorów z fakturami. I do wszystkich będziesz miał stały dostęp dzięki aplikacji mobilnej lub na komputerze.