Przyczyny odrzucenia faktury przez KSeF

Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma się stać obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce 1 lipca 2024 r. Przepisy stanowią, że każda faktura, z chwilą jej przesłania do systemu, zostanie uznana za wystawioną i automatycznie trafi do obiegu prawnego. Czy istnieje ryzyko, że KSeF fakturę odrzuci?

Przyjęcie faktury do KSeF następuje z chwilą nadania jej przez system unikalnego numeru. Jeśli nie zostanie on przydzielony, będzie to jednoznaczne z odrzuceniem dokumentu i uznaniem, że nie został on wystawiony. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie mógł usunąć ewentualne błędy w fakturze i ponownie przesłać ją do KSeF. Jakie mogą być przyczyny odrzucenia faktury przez system?

Niezgodność z wzorem logicznym faktury

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, dokumenty przesyłane do KSeF muszą mieć formę cyfrowych faktur ustrukturyzowanych. Są to pliki w formacie xml, zgodnym ze wzorem struktury logicznej opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. System odrzuci każdą fakturę, która nie spełnia ww. standardu lub w której nie zostały wypełnione wszystkie wymagane przepisami pola - np. data wystawienia faktury w polu P_1 lub numer NIP w polu Podmiot1/Dane Identyfikacyjne.

‍

Przeczytaj więcej o formacie faktury ustrukturyzowanej

Wystawienie faktury przez osobę nieuprawnioną

Faktury zostaną przez KSeF odrzucone również wtedy, gdy do systemu prześle je podmiot nieposiadający wymaganych uprawnień. Domyślny dostęp do KSeF (tzw. pierwotne uprawnienia właścicielskie) posiadają osoby fizyczne. Ich autoryzacja w systemie odbywa się przez podpis zaufany lub kwalifikowany, a jeśli podatnik ich nie posiada - w oparciu o zawiadomienie ZAW–FA.

Z KSeF korzystać mogą także podatnicy niebędący osobami fizycznymi (firmy) - w ich przypadku uwierzytelnienie możliwe jest na podstawie pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP.

Przepisy przewidują również możliwość udzielenia przez podatnika upoważnienia do wystawiania faktur w KSeF np. współpracownikom, biurom księgowym lub rachunkowym. Można to zrobić na trzy sposoby:

‍

• za pomocą komercyjnych programów umożliwiających obsługę KSeF, np. Banqup,
• przy pomocy oprogramowania stworzonego przez Ministerstwo Finansów,
• za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA. Podmiot upoważniony do wystawiania dokumentów księgowych może to robić bez konieczności zakładania własnego konta w KSeF. Na mocy uzyskanych uprawnień ma także możliwość pośredniego ich przekazywania osobom trzecim.

‍Awaria KSeF

Faktura może zostać przez system odrzucona również na skutek awarii systemu. W takiej sytuacji podatnik będzie mógł wystawić dokument offline, korzystając z takiego samego wzoru faktury ustrukturyzowanej, jaki obowiązuje podczas normalnego korzystania z KSeF. Wypełniony wzór będzie traktowany jak pełnoprawna faktura, którą przekazać trzeba będzie nabywcy.Kluczowe znaczenie podczas awarii mieć będzie jednak data wystawienia faktury określona w polu P_1. Zgodnie z art. 106na ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług, jeśli data wystawienia faktury będzie inna niż data jej przesłania do KSeF, faktura zostanie uznana za wystawioną z chwilą jej przekazania do systemu.

Informacje o awariach i przerwach w dostępie do KSeF zamieszczane będą w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Obecnie znajdziemy je na stronie Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce “Komunikaty”.