Podpis elektroniczny a kwalifikowany [Szybki przewodnik]

Krótki przewodnik dla przedsiębiorców o tym, co różni podpis elektroniczny od kwalifikowanego. 

‍

Z materiału dowiesz się, jakie są rodzaje podpisów elektronicznych oraz czym różnią się między sobą. Przewodnik zawiera również informacje o tym, w jaki sposób możesz uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny.

‍

Opracowaliśmy następujące zagadnienia:

• co to jest podpis elektroniczny,
• jakie możliwości daje niekwalifikowany podpis elektroniczny,
• w jakich sytuacjach wystarczający jest zaawansowany podpis elektroniczny
• do czego służy kwalifikowany podpis elektroniczny
• jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny

‍

Co to jest podpis elektroniczny?

‍

Podpis elektroniczny to zbiór narzędzi, które pozwalają potwierdzić autentyczność dokumentów elektronicznych. Jego zastosowanie reguluje rozporządzenie eIDAS wydane przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. 

‍

Zgodnie z polską Ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej i wspomnianym unijnym rozporządzeniem eIDAS możemy wyróżnić trzy rodzaje podpisów elektronicznych:

‍

• podpis elektroniczny, nazywany również niekwalifikowanym podpisem lub zwykłym,
• zaawansowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

‍

Niekwalifikowany podpis elektroniczny

To zwykły podpis elektroniczny, który zawiera podstawowe dane właściciela: imię, nazwisko, adres mailowy. Może mieć zastosowanie w obiegu dokumentów, ale nie w każdym przypadku.

‍

Cechy zwykłego podpisu elektronicznego: 

• jest weryfikowany przy pomocy certyfikatu niekwalifikowanego, 
• wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi odręcznemu tylko wtedy, jeśli obie strony zawrą wcześniej umowę, w której zamieszczą zapisy o wzajemnym uznaniu podpisów weryfikowanych certyfikatem niekwalifikowanym,
• wykorzystywany często w wewnętrznej komunikacji korporacyjnej lub jako uwierzytelnienie podczas logowania do systemów,
• do wystawienia podpisu nie jest konieczna weryfikacja tożsamości, 
• certyfikat może być przechowywany na dysku użytkownika lub na karcie kryptograficznej.

‍

Zaawansowany podpis elektroniczny

Oznacza podpis, który pozwala precyzyjnie zidentyfikować podpisującego. Obok danych takich jak imię i nazwisko zawiera również numer identyfikacji (PESEL, numer paszportu lub dowodu), obywatelstwo. 

‍

Cechy zaawansowanego podpisu elektronicznego:

• zgodnie z rozporządzeniem eIDAS przyporządkowuje się go unikalnie podpisującemu, 
• jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą (np. uwierzytelnianie danymi bankowymi),
• jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza ich zmiana jest rozpoznawalna,
• przykładem takiego podpisu jest Profil Zaufany,
• podpis jest respektowany w systemach administracji państwowej, ale nie ma skutku podpisu odręcznego w sprawach pozaurzędowych.

‍

Kwalifikowany podpis elektroniczny

To jedyny podpis elektroniczny, które niesie ze sobą skutki prawne analogiczne do podpisu odręcznego. Zawiera te same dane podpisującego jak podpis zaawansowany, jednak ma inną moc prawną. 

‍

Taki podpis może być wydany jedynie przez upoważnione do tego podmioty, kwalifikowanych dostawców usług zaufania, które mają uprawnienia do wydawania certyfikatów dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które zostały złożone za pomocą kwalifikowanych urządzeń do składania podpisu. Rejestr takich podmiotów prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji. Obecnie w Polsce certyfikaty kwalifikowane wydaje pięć firm: EuroCert, KIR, PWPW, Certum by Asseco, Cencert.

‍

Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis, który jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym umożliwiającym weryfikację składającej go osoby.

‍

W procesie uzyskiwania kwalifikowanego certyfikatu weryfikowana jest tożsamość osoby, która się o niego ubiega. Polega to na sprawdzeniu zgodności informacji podanych przez osobę starającą się o certyfikat podpisu kwalifikowanego z informacjami zawartymi w dokumencie potwierdzającym tożsamość (dowodzie osobistym lub paszporcie). Proces odbywa się z osobistym udziałem zainteresowanego w siedzibie firmy wydającej certyfikat, w punktach partnerskich lub w kancelariach notarialnych. 

‍

Kwalifikowany podpis ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny, czego potwierdzeniem jest art. 78(1) kodeksu cywilnego, który zrównuje kwalifikowany podpis elektroniczny z podpisem własnoręcznym:

‍

Art. 78(1) § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

‍

Możliwości podpisu kwalifikowanego:

‍

• pozwala załatwiać sprawy urzędowe, 
• zawierać umowy na odległość, 
• brać udział w aukcjach elektronicznych na platformach przetargowych
• przesyłać faktury drogą online.

‍

 Dokładna lista możliwości: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/0075#2

‍

Podpis kwalifikowany pozwala zawierać umowy online na terenie całej Unii Europejskiej.

‍

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny kwalifikowany nabywa się u jednego z certyfikowanych dostawców. 

Nabywca otrzymuje zestaw, w skład którego zazwyczaj wchodzą: 

• certyfikat kwalifikowany ważny na rok lub 2 lata,
• specjalna karta kryptograficzna, na której jest zapisany certyfikat kwalifikowany, 
• czytnik kart (lub mini czytnik), który podłącza do swojego komputera,
• oprogramowanie (aplikacje), które trzeba zainstalować,
• lub wybiera opcję w chmurze i dostęp do certyfikatu w aplikacji lub przeglądarce. 
• 
  

Cena certyfikatu zależy od dostawcy i wybranej opcji, zazwyczaj zaczyna się od ok. 200 zł. Na cenę wpływ będzie miał również okres ważności certyfikatu. 

‍

Podpis kwalifikowany można zakupić także za pośrednictwem specjalnych platform do zdalnego podpisywania dokumentów.