W powszechnym przekonaniu biura rachunkowe zajmują się księgowaniem transakcji swoich klientów oraz obliczaniem wysokości zobowiązań podatkowych i składek na ubezpieczenie społeczne. To oczywiście prawda, ale zakres obowiązków tych podmiotów bywa znacznie większy i w wielu aspektach wykracza poza działalność finansowo-księgową. 

‍

Usługi biur rachunkowych mogą być zarówno bardziej rozbudowane jak i węższe. Do podstawowych zadań każdego biura rachunkowego należy prowadzenie ksiąg rachunkowych, ksiąg przychodów i rozchodów oraz ryczałtowej ewidencji przychodów. Biura prowadzą także ewidencją VAT i przygotowują deklaracje VAT, CIT i PIT, a także sporządzają sprawozdania finansowe. Często także przechowywują dowody księgowe oraz inną dokumentację przewidzianą w przepisach obowiązującego prawa - o ile klienci nie dysponuje dużą przestrzenią biurową. Duża część biur prowadzi również działalność kadrową - począwszy od sporządzania umów o pracę lub umów zleceń i sporządzania akt osobowych, poprzez rejestrację w ZUS i przygotowywanie raportów, aż po bieżącą obsługę: rozliczanie urlopów, zwolnień lekarskich, nadgodzin i delegacji. Na tym jednak obowiązki biur rachunkowych wcale się nie kończą.

‍

 Czym jeszcze mogą zajmować  się tego typu firmy?

‍

AML, czyli walka z praniem pieniędzy i terroryzmem

‍

Od 2021 r. biura rachunkowe muszą również realizować obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ang. AML - Anti Money Laudering Procedure). Jej zapisy przewidują m.in., że biura muszą dokładnie zweryfikować tożsamość klientów oraz tzw. beneficjentów rzeczywistych, czyli podmiotów, które sprawują nad klientem faktyczną kontrolę. Biura zostały ponadto zobligowane do uzyskania od obsługiwanych firm informacji na temat charakteru i celu ich działalności. Oznacza to konieczność sprawowania nadzoru nad transakcjami klienta oraz kontroli źródeł, z których pochodzi jego majątek.  

‍

Biura rachunkowe muszą ponadto zagwarantować, że wszelka dokumentacja oraz dane dotyczące ww. kwestii są na bieżąco aktualizowane i zgodne z informacjami ujawnionymi w Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CBR), Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) oraz Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Są też zobowiązane do stworzenia procedur służących anonimowemu zgłaszaniu wszelkich nieprawidłowości.

‍

‍

Walka z unikaniem podatków

‍

Kolejnym obowiązkiem biur rachunkowych jest czujność wobec operacji finansowych, które mogą stanowić próbę uniknięcia płacenia podatków. W ramach obowiązujących przepisów biura mogą przygotować dla swoich klientów projekty tzw. schematów podatkowych, zmniejszających zobowiązania względem fiskusa, ale muszą o tym fakcie poinformować Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Ten sam organ musi również zostać powiadomiony o podejrzeniu wszelkich działań, które mogą nosić znamiona nielegalnej optymalizacji.    

‍

Monitoring płatności i windykacja

Ważnymi zadaniami biur rachunkowych bywa także monitoring płatności i obsługa procesów windykacyjnych. Nadzór nad terminową realizacją należności powinien być sprawowany od chwili wystawienia faktury, aż do zaksięgowania wpłaty, a jego rolą jest zapewnienie klientom biura płynności finansowej i ochrona przed stratami.   

‍

Wprawne oko pozwala też na szybkie wykrycie płatności przeterminowanych i podjęcie działań windykacyjnych. W tym ostatnim przypadku biura rachunkowe najpierw ustalają przyczynę opóźnienia, a następnie mogą wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty, zaproponować polubowne rozwiązanie sprawy (np. w formie ugody zakładającej rozłożenie płatności na raty) lub sporządzić przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jeśli działania te okażą się nieskuteczne, niektóre biura oferują swoim klientom możliwość współpracy z kancelariami komorniczymi lub prawnymi. Polega ona np. na przygotowaniu pozwu sądowego lub rozpoczęciu postępowania egzekucyjnego przed komornikiem.