Kto może wystawiać faktury w KSeF?

Wielu księgowych wciąż nie wie, czy po uruchomieniu w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur korzystać będą mogli z niego wyłącznie przedsiębiorcy, czy również wskazane przez nich podmioty. Wyjaśniamy, kto i na jakich zasadach uzyska dostęp do KSeF.  

Jak wynika z opracowanego przez Unifiedpost Group raportu pt. KSeF. Fakty. Obawy. Wątpliwości, aż 70 proc. księgowych nie potrafi odpowiedzieć na pytanie, kto może wystawić faktury w powstającym właśnie systemie. Zdaniem większości ankietowanych, uprawnienie takie posiadają wyłącznie przedsiębiorcy, ale zgodnie z przepisami, upoważnienie do takiego działania nadać można także innym podmiotom. Kto zatem może wystawiać faktury w KSeF?

Osoby fizyczne - mają domyślny dostęp do KSeF (tzw. pierwotne uprawnienia właścicielskie) i nie muszą w związku z tym podejmować żadnych działań. Autoryzacja w systemie odbywa się przez podpis zaufany lub kwalifikowany, a jeśli podatnik ich nie posiada - w oparciu o zawiadomienie ZAW–FA.   

‍

Podatnicy niebędący osobami fizycznymi (firmy) - w ich przypadku uwierzytelnienie w KseF możliwe jest na podstawie pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP.

Oprócz samodzielnego wystawiania faktur przez uprawnione podmioty, w ramach KSeF przewidziano także możliwość nadania takiego upoważnienia m.in. współpracownikom, biurom księgowym lub rachunkowym. Jak to zrobić?  

‍

    

Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF

Upoważnienia do wystawiania faktur w imieniu podatnika udzielić można na trzy sposoby:

‍

• za pomocą komercyjnych programów umożliwiających obsługę KSeF  np. Banqup,
• przy pomocy oprogramowania stworzonego przez Ministerstwo Finansów,
• za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA.

‍

Podmiot upoważniony do wystawiania dokumentów księgowych może to robić bez konieczności zakładania własnego konta w KSeF. Na mocy uzyskanych uprawnień ma także możliwość pośredniego przekazywania upoważnień osobom trzecim.  

Jeśli upoważnienie zostało nadane drogą elektroniczną (przy pomocy oprogramowania komercyjnego lub aplikacji Ministerstwa Finansów), zacznie ono działać zaraz po przetworzeniu dyspozycji przez system. Uprawnienia przekazane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będą natomiast wprowadzane przez urząd skarbowy. Zanim zacznie działać, urzędnicy będą musieli zweryfikować dokument pod względem formalnym. Powiadomienie o nadaniu uprawnień zostanie przesłane na adresy e-mail podane we wniosku.

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

‍

Chcesz wiedzieć więcej? Nasi eksperci stworzyli vademecum dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu. Znajdziesz w nim odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF.

‍

Pobierz vademecum przedsiębiorcy