Wraz z uruchomieniem w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jedynym formatem dokumentów księgowych obowiązującym w obiegu prawnym staną się tzw. faktury ustrukturyzowane. Tymczasem dokumenty o tej samej nazwie funkcjonują już w ramach działającej od 2019 r. Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF). Czym zatem KSeF różni się od PEF? 

Zamieszanie związane z pojęciem faktury ustrukturyzowanej wynika z faktu, że ten sam termin wykorzystany został w odniesieniu do dwóch różnych systemów informatycznych. Przedsiębiorcy przygotowujący swoje firmy do integracji z KSeF często mają więc wątpliwości, czy wystawione w nim faktury będą tym samym, co dokumenty znane już z PEF. Poniżej wyjaśniamy, na czym polega różnica między obydwoma systemami.  

Czym jest KSeF, a czym PEF?

‍

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur stworzony został przez Ministerstwo Finansów z myślą o wszystkich przedsiębiorcach mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski i wystawiających faktury zgodnie z przepisami o podatku VAT oraz Wewnątrzwspólnotowej Dostawy Towarów, zapisanymi w ustawie o podatku od towarów i usług. Obowiązkowy KSeF zostanie w Polsce wprowadzony 1 stycznia 2024 r. za sprawą decyzji wykonawczej wydanej przez Radę Unii Europejskiej 17 czerwca 2022 r.

‍

PEF to z kolei Platforma Elektronicznego Fakturowania przeznaczona dla podmiotów zamawiających i wykonujących zamówienia publiczne. Z PEF korzystają więc wyłącznie urzędy państwowe lub samorządowe, a także przedsiębiorcy dostarczający im usługi lub towary przewidziane w przetargach oraz innych zamówieniach. Ponadto, system ten przeznaczony jest nie tylko do obsługi faktur, lecz także innych dokumentów, takich jak m.in. awizo dostawy, potwierdzenie odbioru czy nota księgowa.   

Podstawą prawną PEF jest unijna dyrektywa 2014/55/UE oraz polska ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Korzystanie z systemu jest obowiązkowe od 1 sierpnia 2019 r.   

Czy KSeF jest częścią PEF?

‍

KSeF i PEF to dwa, niezależne od siebie systemy informatyczne i wyłącznie ten pierwszy stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. KSeF wykorzystuje też inny standard faktur ustrukturyzowanych, o którym pisaliśmy już w artykule “Faktura ustrukturyzowana - czym jest i jaki ma format”.

‍

Prace legislacyjne nad przepisami dotyczącymi KSeF nadal trwają i Ministerstwo Finansów wyraźnie podkreśla, że treść projektowanych regulacji może jeszcze ulec zmianie. Istnieje w związku z tym możliwość, że po 1 stycznia 2024 r. KSeF i PEF zostaną zintegrowane. Planowany termin przyjęcia przez Radę Ministrów projektu przepisów dotyczących KSeF to obecnie I kwartał 2023 r.

‍

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

‍

Chcesz wiedzieć więcej? Nasi eksperci stworzyli dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu vademecum, w którym znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF. Dowiesz się z niego m.in, jak wygląda faktura ustrukturyzowana i jakie korzyści może przynieść twojej firmie.        

‍

Pobierz vademecum przedsiębiorcy