Jakie wydatki może wrzucać w koszty samozatrudniony - przykłady

Zestawienie zawiera przykłady i interpretacje kontrowersyjnych, budzących wątpliwości rodzajów wydatków, które można zaliczyć, lub nie, w koszty uzyskania przychodów.

Przygotowane przez nas zestawienie pozwoli ocenić, które z wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę są niejednoznaczne, a także jakie warunki musi spełnić dany zakup, by można było go zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

Ogólne zasady rozliczania wydatków przez przedsiębiorcę znajdziesz w artykule <nazwa lub tytuł podlinkowane>. 

Zakup przez adwokata zegarka z funkcją chronografu

Wnioskodawca prowadzi działalność prawniczą w ramach indywidualnej kancelarii adwokackiej. Działalność ta w przeważającej części polega na sporządzaniu pism procesowych oraz różnego rodzaju opinii prawnych, a poza tym zastępowaniu klientów przed sądami i organami administracji.

Podstawą dla rozliczeń z klientami jest prowadzone codziennie, z dokładnością do 5 minut, zestawienie godzin, tzw. "timesheet", wskazujący każde kolejne wykonywane zadanie, wraz z czasem jego wykonania, w formie dokumentu programu Microsoft Excel. Na podstawie timesheetu sporządzane są rozliczenia godzinowe dla klientów, które, po akceptacji, są podstawą wystawiania klientom faktur za usługi. Z wyżej wskazanego względu, istotnym narzędziem pracy Wnioskodawcy jest urządzenie z funkcją stopera/chronografu, za pomocą którego możliwe jest dokładne odmierzanie czasu poświęcanego na poszczególne zadania, z możliwością natychmiastowego wstrzymania pomiaru w sytuacji, gdy np. telefon z sądu lub urzędu przerywa wykonywanie aktualnego zadania.

Wnioskodawca musi odmierzać czas urządzeniem "podręcznym", które musi mieć przy sobie, i które pozwala natychmiastowo dokonywać pomiaru, wstrzymywać go, kontynuować i podsumowywać czas konkretnego zadania. Zwykły zegarek nie będzie do tego wystarczającym narzędziem.

Wnioskodawca zamierza nabyć zegarek mechaniczny ("nakręcany") produkcji rosyjskiej, którego cena wynosi 2 490 zł (jedna z tańszych opcji na rynku) i zamierza używać go jedynie w dniach, w których prowadzi działalność gospodarczą, gdyż tylko wtedy potrzebuje mieć przy sobie bezustannie urządzenie do dokładnego odmierzania czasu poświęcanego poszczególnym zadaniom.

Wydatek poniesiony przez Wnioskodawcę w związku zakupem zegarka z funkcją chronografu, spełniający przedstawione powyżej kryteria, będzie mógł być zaliczony w ciężar kosztów uzyskania przychodów - na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pamiętać przy tym należy, że to na Wnioskodawcy, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodu, ciąży obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną przez niego pozarolniczą działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

(Interpretacja indywidualna: Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 8 czerwca 2021 r., 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD).

Zakup okularów/ soczewek do pracy w gabinecie lekarskim

Wnioskodawczyni uzyskała prawo wykonywania zawodu lekarza dentysty i rozpoczęła własną działalność gospodarczą w formie indywidualnej praktyki lekarsko-dentystycznej. Ze względu na specyfikę wykonywanych usług, dla ochrony oczu i wymogów higienicznych, Wnioskodawczyni zmuszona jest używać specjalnych okularów, które ochraniają oczy przed dostaniem się materiału biologicznego (śliny i krwi pacjenta, a także szczątków leczonych - borowanych zębów), opiłków materiałów, materiałów chemicznych używanych w gabinecie stomatologicznym (systemów wiążących, płynów do płukania, czy lekarstw aplikowanych na błonę śluzową). Jednocześnie takie okulary są przystosowane do doczepienia masek ochronnych na twarz i urządzeń powiększających (lup stomatologicznych). Z uwagi na wadę wzroku -1,75 dioptrii, Wnioskodawczyni musi mieć specjalne soczewki korekcyjne wykonane indywidualnie u optyka do wykonywania prac stomatologicznych, ich brak uniemożliwiłby jej wykonywanie zawodu lekarza - dentysty. W związku z powyższym Wnioskodawczyni uważa, że zasadnym byłoby zaliczenie wydatków poniesionych na badanie wzroku oraz zakup okularów korekcyjnych do kosztów uzyskania przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Równocześnie Wnioskodawczyni oświadcza, że zakupione okulary i soczewki będą służyły jej wyłącznie do pracy w gabinecie stomatologicznym. Podobnie jak fartuch, czy obuwie medyczne, są one podczas pracy lekarza dentysty stale narażone na kontakt z materiałem biologicznym i nie powinny być używane poza gabinetem lekarskim.

Podobną sytuację Naczelnik Urzędu Skarbowego rozpatrzył pozytywnie, co zostało potwierdzone w innej interpretacji, wydanej podatniczce prowadzącej gabinet stomatologiczny. W odniesieniu natomiast do powołanej przez Wnioskodawczynię interpretacji indywidualnej, w której zapadło odmienne rozstrzygnięcie podkreślić należy, że odmienne rozstrzygnięcia organów podatkowych dokonane nawet w analogicznych zagadnieniach nie mogą stanowić podstawy do żądania analogicznego rozstrzygnięcia sprawy Wnioskodawczyni, jeśli stoi temu na przeszkodzie treść przepisów prawa.

Wydatek na badanie wzroku oraz zakup okularów korekcyjnych i soczewek ma na celu przede wszystkim ochronę jej zdrowia. Wydatki uwarunkowane stanem zdrowia osoby prowadzącej działalność gospodarczą należą do wydatków o charakterze osobistym. W sytuacji zaistnienia wady wzroku, czy też jej pogłębiania się, osoba fizyczna jest zmuszona do zakupu okularów korekcyjnych, czy soczewek, niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc, bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Pomimo wskazania, że Wnioskodawczyni będzie używała zakupionych okularów korekcyjnych i soczewek wyłącznie do pracy w gabinecie stomatologicznym, powyższy zakup jest uwarunkowany stanem zdrowia Wnioskodawczyni, tzn. wadą wzroku, która wymaga korekcji, a więc jest wydatkiem o charakterze osobistym, niezależnym od prowadzenia działalności gospodarczej.

Zdaniem tutejszego Organu, poniesienie wydatków na badanie wzroku oraz zakup okularów korekcyjnych i soczewek nie ma wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług wykonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też związku z prowadzoną działalnością jako źródłem przychodów.

(Interpretacja indywidualna: Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 listopada 2019 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.423.2019.1.ISL).

Lunch z klientem

Kosztem podatkowym może być koszt, który pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, został poniesiony w wyniku jej prowadzenia. Wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 23 ustawy, które nie mogą być kosztami podatkowymi i obniżać podstawy do opodatkowania. Wydatki poniesione na spotkanie z kontrahentem w restauracji, lunch lub inny poczęstunek, nie są jednoznaczne i istnieje ryzyko, że takie koszty zostaną uznane za reprezentację.

Te zaś, na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostały wyłączone z katalogu wydatków, które mogą być kosztem uzyskania przychodu.

Wątpliwości przedsiębiorców polegają na tym, że ustawa o PIT, ani inne akty prawne nie wyjaśniają jednoznacznie, czym taka reprezentacja jest. Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11), aby stwierdzić, czy dany wydatek to reprezentacja, należy określić cel jego poniesienia.

Niestety, pojęcie reprezentacji nie jest zdefiniowane wprost i mimo wyroku sądu, może być różnie interpretowane. Jeżeli posiłek służbowy jest związany ze spotkaniem z kontrahentem lub podwykonawcą, to może zostać uznany przez organy skarbowe jako aktywność mająca na celu kreowanie pozytywnego wizerunku firmy lub wytworzenie go w celu ułatwienia zawarcia umowy, czyli wydatek o charakterze reprezentacji, który kosztem firmowym być nie może. Jeżeli głównym celem takiego spotkania była budowa wizerunku firmy czy wywarcie dobrego wrażenia na kontrahencie/podwykonawcy, to spotkanie w restauracji nie może zostać zaksięgowane w kosztach firmowych. Inaczej jednak będzie, jeśli cel spotkania jest rzeczywiście zawodowy i dotyczy np. omówienia szczegółów współpracy. Wtedy wydatek może być kosztem uzyskania przychodu.

Catering na warsztatach z trenerem

Organy podatkowe nie widzą przeszkód, aby wydatki związane z organizacją szkoleń czy warsztatów zaliczyć do kosztów, związane one są bowiem z osiąganiem przychodu.

Wnioskodawczyni ponosi wydatki związane z organizacją szkoleń, seminariów, konferencji, imprez reklamowych dla kontrahentów (działania informacyjno-promocyjnie lub promocyjno-reklamowe), na które składają się wydatki ponoszone m.in. na zwyczajowy poczęstunek oraz zakup napojów bezalkoholowych lub zakup usługi cateringowej lub zakup kompleksowej usługi organizacji konferencji (faktura wystawiona przez organizatora), zawierającej również usługę gastronomiczną.

Interpretacja organu skarbowego mówi, że w świetle ustawy należy stwierdzić, iż wydatki, jakie Wnioskodawczyni poniesie, mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, o ile wydatki te nie będą nosiły cech okazałości, wystawności, a ich charakter nie będzie świadczył o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania firmy na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Zauważyć bowiem należy, iż działania, których głównym celem jest poprawa wizerunku przedsiębiorcy, również stanowią wydatki zaliczane do kosztów reprezentacji, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

(Interpretacja indywidualna: Pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26 lipca 2011 r., sygn. IBPBI/1/415-454/11/ESZ)

Nietypowe środki transportu: rower, hulajnoga, rolki

Mimo, że rower, rolki czy elektryczna hulajnoga, to mało biznesowe środki transportu, jednak sporo osób z nich korzysta. Można je zaliczyć do kosztów podatkowych, pod pewnymi warunkami. Podstawowym jest faktyczne wykorzystywanie sprzętu do prowadzenia działalności i trzeba udowodnić zakres użytkowania sprzętu, np. zamiarem szybszego dotarcia do klienta czy firmy, zwłaszcza w godzinach szczytu miejskiego.

Nietypowe środki transportu nie wykluczają posiadania samochodu firmowego, jako, że mogą  stanowić alternatywę do jego wykorzystania w okresie wiosennym, letnim, a nawet jesiennym. Mogą stanowić również formę zabezpieczenia w razie awarii samochodu. Nietypowe środki transportu pozwalają także obniżyć inne koszty takie, jak eksploatacji samochodu, paliwa lub koszty parkowania.

Agent ubezpieczeniowy wystąpił z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji, w związku z zakupem hulajnogi elektrycznej o wartości 2 tys. zł. Pomimo iż posiada samochód firmowy, swój wniosek uzasadniał, że często spotyka się z klientami w centrum miasta, gdzie nie tylko trudno dojechać czy znaleźć miejsce do zaparkowania, ale też ponosi wyższe koszty związane z większym zużyciem paliwa czy kosztami parkowania. Dzięki hulajnodze, mógłby sprawniej i tym samym szybciej obsługiwać swoich klientów. Zgodnie z uzyskaną odpowiedzią – wydatek na zakup hulajnogi może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, iż będzie ona użytkowana tylko i wyłącznie w działalności gospodarczej. Odliczenia może dokonać tylko jednorazowo, w miesiącu zakupu hulajnogi. 

(Interpretacja indywidualna: Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 7 sierpnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.242.2019.2.TW).

Środki czystości i pralnia

Zakup środków czystości można uznać za koszty uzyskania przychodów, w przypadku prowadzenia działalności poza miejscem zamieszkania. Gdy przedsiębiorca wykonuje swoją działalność w domu bądź w mieszkaniu, w wydzielonej jej części ze wspólną toaletą, przepisy prawa podatkowego nie wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na utrzymanie czystości. Jednak nie można zaliczyć tych wydatków do kosztów podatkowych, ze względu na ich charakter prywatny. Toaleta jest miejscem wspólnym w działalności, jak i w prywatnym użytkowaniu, gdzie dominuje użytek prywatny, wydatków na środki czystości związanych z utrzymaniem toalety nie należy uwzględniać w kosztach.

(Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego Drugiego Urzędu Skarbowego w Gdyni sygn. PD2/4111/415-0036A/06).

Ubrania ochronne lub posiadające logo firmy, odróżniające się od wykorzystywanych prywatnie, są elementem majątku firmy i wydatki na ich pranie mogą stanowić wydatek firmowy.

(Interpretacja indywidualna: Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 18 września 2017 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.235.2017.2.IF)