Jakie wydatki może wrzucać w koszty samozatrudniony?

Zaczynasz działalność gospodarczą i zakładasz jednoosobową firmę? Jesteś już przedsiębiorcą? Jako formę rozliczenia z fiskusem, wybrałeś zasady ogólne lub kartę podatkową? Na pewno zastanawiasz się, jakie wydatki może wrzucać w koszty samozatrudniony, aby zmniejszyć podstawę opodatkowania i odliczyć VAT. Niezależnie od tego, czy sam prowadzisz księgowość i wystawiasz faktury, czy korzystasz z usług profesjonalnego biura, jest to wiedza, którą warto posiadać.

Na co pozwala ustawa o podatku dochodowym?

Podstawą prawną do rozliczania kosztów firmowych jest art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mówiący, iż „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23”. 

Musisz potrafić wykazać związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym kosztem, a osiągniętym z tego tytułu przychodem. Krótko mówiąc: wydatek musi być racjonalny i mieć bezpośrednie, jasne przełożenie na rodzaj prowadzonej przez Ciebie działalności. Produkt lub usługa, którą kupujesz, ma posłużyć do celów zawodowych i być narzędziem do osiągnięcia przychodu.

Typowe wydatki przedsiębiorcy, które możesz wrzucić w koszty

Warto pamiętać, że różne wydatki ponoszone są przez przedsiębiorcę w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Jest jednak lista wydatków, które ponosi właściciel firmy czy samozatrudniony, niezależnie od branży i które bez zbędnych dywagacji można wrzucać w koszty.

● Wynajem lokalu biurowego­

Niezależnie czy wynajmujesz biuro na zewnątrz czy prowadzisz działalność w lokalu, w którym mieszkasz, w koszty zaliczysz wydatki na poniższe.

Pamiętaj, że w tym drugim przypadku musisz wskazać powierzchnię zajmowaną pod biuro i część wydatków zaliczyć w koszty proporcjonalnie. Są to:

- czynsz,

- media,

- internet,

- meble,

- akcesoria i materiały biurowe.

● Zakup sprzętu elektronicznego i oprogramowania

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności potrzebujesz zakupić sprzęt elektroniczny i oprogramowanie. Te wydatki również odliczysz:

 - komputer,

- drukarka,

- telefon,

- system operacyjny,

- MS Office;

- opłaty i rachunki za telefon.

Przykład: Kupujesz dwa laptopy. Jeden do celów zawodowych, drugi dla dziecka do nauki. Do kosztów firmowych zaliczasz jeden laptop, używany przez Ciebie. Oprogramowanie operacyjne lub pakiet Office również. Jeśli chodzi o programy specjalistyczne, możliwość zaliczenia ich w koszty zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. I tak, jeśli jesteś grafikiem, zaliczysz w koszty np. oprogramowanie Photoshop lub Adobe Illustrator, jednak jeśli jesteś księgową to już nie będzie kosztem uzyskania przychodu. Jeśli wydatki na powyższy sprzęt i oprogramowanie przekroczą 10 tys. zł, podlegają amortyzacji.

● Transport

Masz lub chcesz nabyć służbowy samochód? Korzystasz z usług carsharing albo transportu zbiorowego? W koszty uzyskania przychodu zaliczysz wydatki na:

 - zakup/leasing auta,

- zakup paliwa do firmowego auta,

- wynajem auta na minuty,

- bilety na transport publiczny,

- opłaty związane z umową leasingową: opłata wstępna, opłaty manipulacyjne, prowizje, raty leasingowe, koszty użytkowania leasingowanego przedmiotu (np. naprawy).

Uwaga! W przypadku, gdy wykorzystujesz samochód prywatny do działalności, musisz prowadzić tzw. kilometrówkę, czyli szczegółowo spisywać przebieg auta wykorzystywanego do celów zawodowych w danym miesiącu. Auto wpisane do ewidencji środków trwałych w Twojej firmie możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przy pomocy tzw. odpisów amortyzacyjnych.

● Opłaty i prowizje

Korzystając z usług księgowych i finansowych, następujące wydatki zaliczysz w koszty uzyskania przychodu:

- opłaty za prowadzenie firmowego rachunku bankowego,

- odsetki i prowizje za usługi faktoringowe,

- usługi księgowe.

● Spotkania z klientami

Jeśli Twoja działalność wymaga bezpośrednich spotkań z klientami i partnerami biznesowymi, w koszty możesz zaliczyć wydatki na organizację i swój udział w wydarzeniach:

 - spotkania w biurze bądź wynajętym miejscu,

- targi i konferencje branżowe,

- wyjazdy służbowe.

● Podnoszenie kwalifikacji

Będąc profesjonalistą, poszerzasz wiedzę i rozwijasz swoje kompetencje, dlatego w koszty zaliczysz następujące wydatki:

- kursy,

- szkolenia,

- opłaty za studia wyższe,

- literatura fachowa.

● Promocja firmy

Chcąc dotrzeć do potencjalnych klientów i budować wizerunek firmy, potrzebujesz narzędzi do promocji, które to wydatki możesz odliczyć:

- reklama i PR,

- strona internetowa,

- wizytówki,

- ulotki.

Koszty zatrudniania pracowników

Będąc samozatrudnionym przedsiębiorcą, możesz zawierać umowy cywilno-prawne z innymi osobami czyli zatrudniać pracowników na podstawie: umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę – art. 2 Kodeksu pracy.  Jako pracodawca zobowiązany jesteś do stosowania odpowiednich przepisów Kodeksu pracy.  Zgodnie z rodzajem podpisanej umowy (o pracę, o dzieło, zlecenie) powinieneś też wypełniać obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe. Pamiętaj, że pracownik (jako osoba fizyczna) i pracodawca (jako przedsiębiorca) nie są to podmioty tożsame.  Na wynagrodzenie, poza podstawą, składają się koszty uzyskania przychodu, podatek oraz składki ZUS, płacone przez pracownika i pracodawcę w określonych przez przepisy wymiarach. Wynagrodzenia mogą być kosztem przedsiębiorcy tylko w przypadku, gdy zostały zapłacone. Dowody potwierdzające wypłatę to, w przypadku umów o pracę, lista płac, a przy umowie zlecenie lub o dzieło jest to rachunek.

Czego na pewno nie możesz zaliczyć w koszty, jako samozatrudniony?

Zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,  kosztami uzyskania przychodów nie są m.in.:

● zaliczka, jako, że nie ma charakteru ostatecznego;

● nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów;

● odsetek od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów;

● podatku dochodowego, podatku od spadków i darowizn;

● grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar;

● kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych;

● naliczonych, lecz niezapłaconych albo umorzonych odsetek od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów).

Pełną listę wydatków, których odliczyć nie możesz, znajdziesz tutaj. 

Czy możesz wrzucić w koszty wydatki o charakterze osobistym?

Charakter prowadzonej działalności to kryterium decydujące o tym, czy koszt kwalifikowany jest jako wydatek firmowy lub osobisty. Niestety, nawet jeśli wydaje się, że wydatek osobisty ma pośredni związek z Twoją działalnością, to nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodu. Tych wydatków osobistych w koszty nie wrzucisz:

● ubezpieczenie na życie;

● pakiet medyczny i inne wydatki na ochronę zdrowia;

● okulary i soczewki;

● karnet na basen/siłownię;

● kurs językowy dla dziecka;

● dekoracje w mieszkaniu lub domu, w którym jednocześnie prowadzisz działalność;

● walizka i bagaż podróżny;

● ubezpieczenie na podróż. 

Przykład: Wykupujesz ubezpieczenie na życie. Jak sama nazwa wskazuje, ochrona ubezpieczeniowa obejmuje każdą chwilę twojego funkcjonowania, nie tylko czas, w którym pracujesz. Polisa nie stanowi więc kosztu uzyskania przychodu. Indywidualne interpretacje podatkowe wskazują w tej kwestii na wątpliwość przeznaczenia środków wypłaconych jako odszkodowanie, w razie wypadku przy pracy. Zwykle poszkodowany przeznacza te środki na leczenie lub rehabilitację, a nie na zabezpieczenie firmy. Jest to więc wydatek o charakterze osobistym. 

Przykład: Urządzasz nowe biuro lub gabinet. Musisz uważać na wartość posiadanych tam sprzętów, mebli czy dekoracji. Możesz postawić wygodną kanapę i stolik, przy których usiądziesz podczas spotkania z klientami i podać kawę w ładnych filiżankach. Niewskazana jest jednak, i z pewnością wzbudzi wątpliwości urzędnika, faktura opiewająca na kilkadziesiąt tysięcy złotych za metkę znanego projektanta. To samo dotyczy fotografii czy obrazów wieszanych na ścianach – Twoje ulubione dzieło sztuki sławnego pędzla będzie cieszyć oczy, jednak nie można tego wydatku zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Wydatki a koszty w dobie pandemii

W związku z wystąpieniem pandemii COVID-19 Ministerstwo Finansów opublikowało dokument, w którym znajdziesz, między innymi, wytyczne w sprawie zaliczania do kosztów firmowych wydatków na środki ochrony czyli maseczki, przyłbice i środki do dezynfekcji. Jeśli więc ponosisz takie wydatki, aby zapewnić bezpieczeństwo i higienę pracy w swojej działalności gospodarczej bądź wynikają one z odgórnych zaleceń instytucji przeciwdziałających zagrożeniu epidemicznemu, wydatki te są kosztem uzyskania przychodów.

Czy i jak możesz odliczyć VAT?

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i dokonujesz zakupów, związanych z Twoją działalnością gospodarczą, możesz skorzystać z prawa do obniżenia podatku VAT od sprzedaży. Jest to kwestia bardzo złożona i istnieje tutaj wiele wyjątków. Każdorazowo więc, skonsultuj się z księgową, aby ustalić, czy na pewno możesz taki wydatek odliczyć od VAT.

Zapamiętaj!

Podsumowując: aby poniesiony wydatek mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

● został poniesiony przez podatnika;

● pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

● poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;

● nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ust. 1 ustawy;

● jest definitywny czyli bezzwrotny;

● został udokumentowany we właściwy sposób (rachunek VAT, faktura, faktura bez VAT, faktura zaliczkowa).

Przepisy określające, jak należy dokumentować koszty uzyskania przychodów, reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

To Ty, jako przedsiębiorca, decydujesz, co jest potrzebne w prowadzonej przez Ciebie działalności. Pamiętaj jednak, że może to nie być oczywiste dla urzędnika skarbowego. Żeby rozwiać wątpliwości i spać spokojnie, masz prawo wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji, która, w momencie potencjalnej kontroli, będzie stanowić podstawę zaliczenia danego wydatku w koszty uzyskania przychodu.