Jak wystawiać faktury korygujące?

Każdy przedsiębiorca wystawia faktury. W określonych sytuacjach zachodzi potrzeba wystawienia faktury korygującej. Czym jest faktura korygująca, kiedy należy ją wystawić, jakie dane powinna zawierać i jak przekazać dokument?

Faktura korygująca to jeden z głównych dokumentów, z jakim ma do czynienia osoba prowadząca działalność gospodarczą. Jej wystawienie jest określone przepisami art. 106j ust. 1 Ustawy o VAT,  a w szczególności sytuacje, w jakich należy ją wystawić oraz informacje, które muszą się na niej znaleźć.

Czym jest faktura korygująca?

Faktura korygująca to dokument wystawiany przez sprzedawcę w następujących sytuacjach:

·       udzielenie rabatu lub upustu,

·       zwrot towarów, opakowań lub zapłaty,

·       zmniejszenie lub zwiększenie podstawy opodatkowania,

·       pomyłka w cenie produktu lub usługi.  

Istnieją różne metody wystawiania faktury korygującej w zależności od powodów. Pakiet Slim VAT, wprowadzony w 2021 roku, dokładniej określił sposób wystawiania faktur korygujących „in plus” (zwiększona podstawa opodatkowania) i zmienił reguły księgowania faktur „in minus” (zmniejszona podstawa opodatkowania). W przypadku faktur korygujących “in minus” ujęcie w ewidencji uzależnione jest od spełnienia następujących warunków w miesiącu wystawienia faktur: 

• posiadania dokumentacji prawnej, potwierdzającej obowiązek wystawienia tej faktury
• wystąpienia faktycznego zdarzenia, które jest skutkiem tej korekty. 

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?

Informacje, które powinny znaleźć się na fakturze korygującej, są określone w art. 106j ust. 2 Ustawy o VAT. Są to:

·       numer kolejny faktury i data jej wystawienia,

·       dane z faktury oryginalnej, której dotyczy faktura korygująca:

·       określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6:

- data wystawienia,

- numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji,

- numer identyfikujący oryginalną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeśli faktura korygująca ma postać faktury ustrukturyzowanej, 

- imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy,

- numer NIP lub inny numer, identyfikujący podatnika na potrzeby podatku,

- numer, przy pomocy którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

- nazwa (rodzaj) usługi lub towaru, objętych korektą.

·       kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej (w przypadku, gdy korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego),

·       właściwa treść pozycji korygowanych (w przypadku, gdy zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania).

Faktura korygująca może zawierać:

·       słowa "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA";

·       powód korekty.

Należy pamiętać, że w sytuacji, gdy podatnik udziela rabatu lub obniżki ceny, może wystawić fakturę korygującą dotyczącą dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:

·       dodatkowo zawiera okres, do którego odnoszą się wspomniany rabat czy obniżka,

·       może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą, jeśli korekta dotyczy całości dostaw towarów i świadczonych usług.

Jakie są wymagania dotyczące odbioru/przekazania dokumentu?

W  ramach pakietu Slim VAT od 1 stycznia 2021 roku zostały wprowadzone zmiany, co do faktur korygujących. Dotąd było obowiązkowe potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę w każdej sytuacji: „in plus” czyli, gdy podstawa opodatkowania zwiększyła się i „in minus” czyli, gdy podstawa opodatkowania zmniejszyła się. Obecnie potwierdzenie odbioru przy korekcie in minus nie jest wymagane. W tym przypadku wystarczająca jest dokumentacja, która jednoznacznie potwierdza fakt ustalenia warunków korygowania faktur przez strony transakcji. Zmiany te określone są w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT. 

W przypadku faktury korygującej „in plus”, zgodnie z art. 29a ust. 17 Ustawy o VAT, powinna ona zostać ujęta w ewidencjach za okres rozliczeniowy, w którym pojawił się powód zwiększenia podstawy opodatkowania. Ustawodawca nie uzależnił tutaj obowiązku wykazania w rozliczeniu faktury korygującej „in plus” od potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę czy dodatkowej dokumentacji.

Jak wystawić kilka faktur korygujących do tej samej faktury?

Regulacje prawne nie ograniczają liczby wystawianych faktur korygujących do danej faktury sprzedaży. Jeśli istnieje podstawa do ich wystawienia, osoba prowadząca działalność gospodarczą, może wystawić ich kilka. W treści takiej faktury należy zawsze odnieść się do faktury oryginalnej. Przy wystawianiu kolejnej faktury korygującej do danej faktury sprzedaży, także należy odwołać się do faktury oryginalnej, uwzględniając jednak zmiany wywołane przez poprzednią fakturę korygującą wystawioną do danej faktury. Nie wolno wystawić faktury korygującej odnoszącej się w treści do wcześniejszej wystawionej faktury korygującej, która dotyczy danej sprzedaży.