Krajowy System e-Faktur stanie się w Polsce obowiązkowy dla wszystkich płatników podatku VAT 1 lipca 2024 r. Przygotowania do jego wdrożenia warto zacząć już teraz, bo proces zmian w fakturowaniu - szczególnie w przypadku dużych firm - zająć może nawet kilka miesięcy. 

‍

Uruchomienie KSeF będzie prawdziwą rewolucją. System zlikwiduje faktury w znanej nam obecnie formie i zastąpi je zupełnie nowym standardem tzw. faktur ustrukturyzowanych. Aby uniknąć problemów związanych z tak radykalną zmianą, prace nad przygotowaniem firmy do obowiązku wystawiania faktur elektronicznych należy zacząć z dużym wyprzedzeniem. Co zrobić, aby nie dać się zaskoczyć przez KSeF?

Opracowanie procedur

Pierwszym krokiem na drodze do wdrożenia nowego systemu powinno być ustandaryzowanie wewnętrznego obiegu dokumentów księgowych i procesu fakturowania. Realizując to zadanie należy m.in:

‍

• określić, jakie działy firmy uczestniczą w fakturowaniu i ile osób będzie potrzebować dostępu do KSeF. W niektórych organizacjach wystawianiem faktur zajmują się wyłącznie księgowi, w innych robią to także handlowcy i pracownicy pionów odpowiedzialnych za sprzedaż. Wdrożenie KSeF może być dobrą okazją do uporządkowania operacji księgowych;

• oszacować miesięczną, kwartalną i roczną liczbę transakcji, dla których wystawiane są faktury;

‍

• określić prognozowaną liczbę faktur korygujących;

‍

• ujednolicić dane wprowadzane do faktur ustrukturyzowanych. Wzór faktury elektronicznej zgodnej z KSeF zawiera pola obowiązkowe, które wypełniać będzie musiał każdy przedsiębiorca, znajdują się w nim jednak również pozycje opcjonalne. Ich uzupełnianie zależeć będzie od specyfiki każdej firmy oraz uzgodnień poczynionych z partnerami biznesowymi.

Dowiedz się więcej na temat budowy faktury ustrukturyzowanej 

Przygotowania techniczne

Kolejnym zadaniem musi być przystosowanie do obsługi KSeF używanych w firmie programów i systemów. W proces ten muszą zostać zaangażowani specjaliści działów IT, odpowiadający za działanie oprogramowania ERP i aplikacji finansowo-księgowych. Ich rolą jest nadanie pracownikom wymaganych uprawnień i zagwarantowanie, że integracja z KSeF nie utrudni wewnętrznych czynności administracyjno-księgowych.

Jak nadać uprawnienia do korzystania z KSeF?   

Wdrożenie KSeF jest również szansą na weryfikację, czy wykorzystywane programy zapewniają pełną zgodność z udostępnionym przez Ministerstwo Finansów systemem e-faktur. Jeśli podczas prac nad integracją okaże się, że stosowane dotychczas narzędzia nie spełniają wymagań resortu, można zdecydować się na użycie aplikacji takich jak Banqup. Gwarantują one współpracę z KSeF za pośrednictwem interfejsu API i oferują dodatkowe funkcje - np. dodanie numeru KSeF w zleceniu przelewu czy powiązanie płatności z fakturą po stronie odbiorcy.  

Testy i szkolenie pracowników

Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, jego działanie można poznać dzięki testowej wersji systemu. Dostęp do niej jest darmowy, nie wymaga oficjalnego zgłoszenia, a wystawione w ramach testów faktury nie rodzą konsekwencji prawnych i są po pewnym czasie usuwane. Testy są najlepszym sposobem, aby pracownicy, którzy będą odpowiadać za wystawianie e-faktur zrozumieli zasadę funkcjonowania KSeF i nauczyli się obsługiwać system.

Przygotowania pozwolą uniknąć kar

Wcześniejsze przygotowanie firmy do wdrożenia KSeF pozwoli także zmniejszyć ryzyko narażenia się na kary. Projekt przepisów wprowadzających obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych zakłada, że konsekwencje prawno-skarbowe poniosą przedsiębiorcy, którzy:

• wystawią fakturę poza KSeF,
• wystawią fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem,
• nie prześlą faktury do KSeF w terminie. 

Fiskus będzie mógł w takich przypadkach nałożyć karę wynoszącą do 100% wysokości podatku wskazanego w zakwestionowanej fakturze. 

‍

Sankcje będą grozić także tym, którzy prześlą do KSeF fakturę, w której w ogóle pominięta zostanie wartość podatku. Grozić ma za to kara w wysokości do 18,7% kwoty zobowiązania podatkowego. 

Jak uniknąć kary za nieprawidłowe korzystanie z KSeF?

‍