E-Faktura - czyli faktura ustrukturyzowana, jak wygląda, co powinna zawierać?

Od 1 stycznia 2022 r. możesz korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – nowego systemu wystawiania i przechowywania faktur, uruchomionego przez Ministerstwo Finansów. Ma on ułatwić rozliczenia na rynku, jak również zapobiec wyłudzeniom podatku VAT. System za rok będzie już obowiązkowy, dlatego im wcześniej zapoznasz się z nim, tym lepiej będziesz przygotowany do wdrożenia.

E-faktura, inaczej faktura ustrukturyzowana, to dokument zawierający określone przepisami informacje i formę oraz zapisany we właściwym formacie elektronicznym, np. xml, który umożliwia automatyczne odczytywanie i przetwarzanie danych w niej zawartych. Jest to nic innego, jak plik danych z informacjami, które powinny znaleźć się na każdej fakturze: datami sprzedaży i wystawienia, danymi kontrahentów, wartościami, cenami itd. Przy czym dane te zapisane są nie w postaci obrazu jpg czy pdf, ale uniwersalnego języka znaczników xml, służących do przekazywania danych w ustrukturyzowany sposób. Taki format stosowany jest również w plikach JPK_VAT składanych regularnie przez czynnych podatników VAT. E-faktura w formacie xml nie jest dla Ciebie czytelna, ale rozumieją ją informatyczne programy księgowe. Nowy system fakturowania niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorców. 

Co powinna zawierać e-faktura?

Zgodnie z art. 106e ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług (Ustawa o VAT) na fakturze powinny znaleźć się następujące informacje:

• data wystawienia faktury,
• numer identyfikacyjny,
• imiona i nazwiska lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, którym podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, którym nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem,
• metoda kasowa – dotyczy małych przedsiębiorców, którzy wybrali tę metodę rozliczania podatku VAT,
• samofakturowanie, jeśli nabywca towaru w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę,
• mechanizm podzielonej płatności (split payment) – w przypadku sprzedaży towarów i usług z załącznika nr 15, który obowiązuje od 1 listopada 2019 r.,
• procedura marży dla biur podróży, jeśli świadczą usługi turystyczne, przy których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
• procedura marży dla następujących grup: towary używane, przedmioty kolekcjonerskie i antyki, dzieła sztuki - gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.

Co jeszcze warto wiedzieć o e-fakturze?

Jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT to zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 19 Ustawy o VAT, powinieneś umieścić tę informację na fakturze ustrukturyzowanej. Informacji o podstawie zwolnienia nie musisz umieszczać, jeśli nie przekraczasz limitu wartości sprzedaży (art. 113 ust 1 i 9 Ustawy o VAT). 

W przypadku faktur elektronicznych nie musisz posiadać pisemnej zgody na ich otrzymywanie. Jeśli kontrahent zapłaci kwotę widniejącą na e-fakturze, tym samym wyraża zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Gdy sprzedajesz towary lub usługi osobom prywatnym, nieprowadzącym działalności gospodarczej, możesz na ich prośbę wystawić fakturę imienną, która nie musi zawierać wszystkich wymaganych danych dla standardowych faktur – nie będzie na niej widnieć numer identyfikacji podatkowej nabywcy.

Wzór struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT) jest dostępny w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.