Polscy przedsiębiorcy mogą obecnie korzystać z faktur elektronicznych - nieustrukturyzowanych, tradycyjnych -  papierowych,  oraz ustrukturyzowanych. Już za rok sytuacja ta ulegnie zmianie. Papierowe znikną, a Krajowy System e-Faktur (KSeF) który obecnie jest w Polsce dobrowolny, od 1 stycznia 2024 r. stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. W jaki sposób firmy powinny się przygotować do korzystania z faktur ustrukturyzowanych?

Zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, KSeF ma być centralną bazą faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów księgowych w formacie XML, posiadających numer umożliwiający ich identyfikację w systemie. Pilotażowy program wdrożenia KSeF był w naszym kraju realizowany już między październikiem, a grudniem 2021 r. W sierpniu tego samego roku Polska zwróciła się do Komisji Europejskiej  z wnioskiem o upoważnienie do wprowadzenia obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego. 17 czerwca 2022 r. Rada Unii Europejskiej wydała decyzję wykonawczą, w której zgodziła się, aby faktury ustrukturyzowane stały się w Polsce obligatoryjne od 1 stycznia 2024 r. 

‍

KSeF - jak uzyskać dostęp do systemu?

‍

Przed rozpoczęciem korzystania z KSeF niezbędne będzie założenie konta i uwierzytelnienie użytkownika. Podatnicy zarejestrowani w Krajowym Systemi e-Faktur otrzymają indywidualny numer, pozwalający na wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur. Sposób nadania uprawnień zależeć będzie od charakteru podmiotu zakładającego konto.    

‍

• osoby fizyczne - co do zasady nie muszą nic zgłaszać Urzędowi Skarbowemu, gdyż uprawnienia są im przypisane automatycznie. Do autoryzacji wystarczy podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli użytkownik ich nie posiada, wówczas może złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na druku ZAW–FA.

‍

• firmy (podatnicy niebędący osobami fizycznymi) - mogą uzyskać uwierzytelnienie na podstawie pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP. Jeżeli niezbędne będzie wskazanie osoby fizycznej, uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu podatnika, trzeba będzie złożyć zawiadomienie na wspomnianym już formularzu ZAW-FA.      

‍

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

‍

Po uwierzytelnieniu oraz utworzeniu konta użytkownika, podatnicy mogą wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane samodzielnie, a także upoważnić do tego współpracowników, biura księgowe lub inne podmioty. Ich listę trzeba zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego. 

‍

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur możliwy będzie z poziomu bezpłatnego oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub zgodnych z KSeF aplikacji finansowo-księgowych, takich jak Banqup. 

‍

Czy konieczne jest uzyskanie zgody kontrahenta by wystawić fakturę? 

‍

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorcy nie potrzebują zgody kontrahenta. Akceptacji ze strony nabywcy wymaga jednak otrzymywanie dokumentów księgowych za pośrednictwem KSeF i jeśli kontrahent takiego pozwolenia nie wyda, wówczas konieczne będzie dostarczenie mu faktury w inny sposób. Przepisy nie określają jednak precyzyjnie, jak to zrobić, pozostawiając stronom dowolność w ustaleniu metody przekazywania dokumentów.     

‍

Samo pobranie dokumentów z KSeF traktowane będzie jak wyrażenie zgody na korzystanie z takiej formy wymiany faktur i oznaczać będzie, że faktura została do kontrahenta dostarczona.  

‍

Czy ma sens korzystanie z KSeF już teraz?

‍

Pozostał jeszcze rok na przygotowanie się do nowej sytuacji. Niemniej już teraz warto rozważyć jego używanie, ponieważ wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą szereg benefitów, np:

‍

• możliwość przystosowania się już teraz do cyfryzacji i automatyzacji obiegu faktur,
• skrócenie czasu zwrotu podatku VAT do 40 dni (pozostali przedsiębiorcy mogą liczyć na zwrot w ciągu 60 dni),
• brak obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK_FA 

• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur,
• brak konieczności przechowywania faktur wystawionych w KSeF,
• zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych.

‍

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

‍

Chcesz wiedzieć więcej? Nasi eksperci stworzyli dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu vademecum, w którym znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF. Dowiesz się z niego m.in, jak wygląda faktura ustrukturyzowana i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie.        

‍

Pobierz vademecum przedsiębiorcy