Wraz ze zbliżającym się terminem wprowadzenia w Polsce obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, rodzą się pytania o bezpieczeństwo danych przesyłanych do KSeF. Wyjaśniamy, kto będzie miał dostęp do faktur i innych informacji znajdujących się w systemie. 

Przedsiębiorcy i księgowi przygotowujący się do wdrożenia KSeF mogą czuć zaniepokojenie w związku z poufnością danych zawartych w fakturach przesyłanych do systemu. Czy dostęp do nich będzie miał każdy posiadacz konta w KSeF? Czy treść faktur będzie mógł poznać dowolny urzędnik lub przedsiębiorca? Uspokajamy! Po uruchomieniu Krajowego Systemu e-Faktur, grupa osób i podmiotów posiadających dostęp do dokumentów księgowych nie ulegnie rozszerzeniu. Wgląd do faktur będą mieć tylko przedsiębiorcy dysponujący numerem faktury wygenerowanym przez KSeF. Zachowa go również - w podobnym zakresie, jak obecnie - administracja skarbowa.

Kiedy urzędnicy będą mieć dostęp do KSeF?

‍

Dostęp do systemu elektronicznej faktury posiadać będą wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy urzędów skarbowych. Jego uzyskanie wiązać się będzie każdorazowo ze złożeniem do przełożonego wniosku wraz z uzasadnieniem i podaniem celu. Urzędnicy skorzystają z KSeF tyko w ściśle określonych przypadkach:

‍

• w toku czynności kontrolnych
• w ramach działań sprawdzających
• podczas postępowań podatkowych
• w celu prowadzenia działalności analitycznej. 

‍

Bezpieczeństwo KSeF dla przedsiębiorców

‍

W przypadku przedsiębiorców, bezpieczeństwo danych zapewni złożony system zarządzania uprawnieniami i dodawania dostępów. Korzystanie z systemu stanie się możliwe dopiero po założeniu w nim konta i uzyskaniu uwierzytelnienia. Po jego otrzymaniu, każdy podatnik otrzyma indywidualny numer identyfikacyjny. Metoda autoryzacji w KSeF zależeć będzie od rodzaju podmiotu logującego się do systemu:     

‍

• osoby fizyczne - zrobią to przy pomocy podpisu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli użytkownik ich nie posiada, wówczas będzie mógł złożyć zawiadomienie o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF na druku ZAW–FA.

‍

• firmy (podatnicy niebędący osobami fizycznymi) - uzyskają uwierzytelnienie na podstawie pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP. Jeżeli niezbędne będzie wskazanie osoby fizycznej, uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu podatnika, również trzeba będzie złożyć zawiadomienie na wspomnianym już formularzu ZAW-FA.  

Przechowywanie faktur w KSeF

KSeF ochroni przedsiębiorców przed utratą faktur np. w wyniku ich zagubienia, awarii firmowych komputerów lub systemów księgowych. Elektroniczne faktury będą w systemie przechowywane przez okres 10 lat, multiplikowane i zapisywane w kopiach zapasowych. Dostęp do nich będzie możliwy 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. 

KSeF - vademecum przedsiębiorcy

‍

Chcesz wiedzieć więcej? Nasi eksperci stworzyli vademecum dla przedsiębiorców przygotowujących się do wprowadzenia nowego systemu, w którym znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF. 

Pobierz vademecum przedsiębiorcy