Collect - jeden system dla wszystkich dokumentów przychodzących

Większe organizacje każdego roku otrzymują od swoich klientów tysiące faktur i innych dokumentów, które wymagają przesortowania…  Odpowiedzią na ich potrzeby jest Collect, który automatycznie przetwarza wszystkie przychodzące dokumenty i dopasowuje je do standardu danej firmy.  

Do dużych firm wpływają ogromne ilości dokumentów - danych pochodzących od klientów, partnerów biznesowych czy instytucji państwowych. Dokumenty dostarczane są różnymi kanałami, w wielu formatach i przy wykorzystaniu rozmaitych protokołów. 

Konieczność ich przetwarzania jest zadaniem czasochłonnym i kosztownym. Proces ten można jednak usprawnić, korzystając z oprogramowania zapewniającego pełną automatyzację zadań związanych z obsługą dokumentów przychodzących. Takim rozwiązaniem jest właśnie system Collect. 

Wszystkie dokumenty w jednym programie

Collect działa w oparciu o rozwijaną przez Unifiedpost sieć Crossnet, której zadaniem jest selekcja i automatyczne przetwarzanie wszystkich dokumentów wpływających do firmy. To rozwiązanie umożliwia swobodną komunikację z wieloma partnerami biznesowymi, korzystającymi z najróżniejszych formatów, protokołów i typów oprogramowania. Crossnet może bowiem współpracować z licznymi systemami wymiany danych (EDI) i programami klasy ERP. Zapewnia też zgodność z europejską platformą komunikacji Peppol oraz systemami rozliczeniowymi i podatkowymi w ponad 60 krajach. 

Collect odbiera faktury, zamówienia, potwierdzenia dostawy i inne dokumenty dostarczane do firmy, a algorytmy sztucznej inteligencji odczytują wpływające dane i konwertują je do formatów najbardziej odpowiadających danej firmie - czyli użytkownikowi programu. Niezależnie od tego, czy przychodzący dokument ma formę papierową, czy zapisany został jako plik PDF lub XML - jest on automatycznie przetworzony i przesłany bezpośrednio do wykorzystywanego systemu ERP lub innego programu stosowanego w firmie. Przychodzące faktury zostaną wstępnie zaksięgowane, a całość dokumentacji zarchiwizowana, zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju użytkownika. 

Jakie korzyści przynosi Collect?

• przede wszystkim Collect zapewnia firmie automatyczną obsługę przychodzącej dokumentacji - ujednolicenie formatów i dopasowanie do wykorzystywanego narzędzia - systemu ERP lub innego programu stosowanego w firmie
• wdrożenie Collect przynosi firmie wymierne oszczędności - redukcję czasu poświęcanego wcześniej m.in. na ręczne sortowanie różnego rodzaju dokumentów, często adresowanych do wielu osób i działów firmy; uwolnione w ten sposób zasoby ludzkie i finansowe można przeznaczyć na inne działania, bezpośrednio związane ze strategicznymi celami biznesowymi przedsiębiorstwa
• całość przychodzącej dokumentacji zostaje zarchiwizowana, zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju użytkownika. 

Prostota wdrożenia i wykorzystywania

• wdrożenie Collect nie wymaga zmiany dotychczas wykorzystywanego przez firmę oprogramowania i nie angażuje działu IT, a sama konfiguracja programu przebiega szybko
• jedno połączenie z siecią Crossnet pozwala na komunikację z wieloma partnerami, wykorzystującymi różne systemy cyfrowej wymiany danych.

‍

Dla kogo jest Collect?  

Z systemu Collect korzystać mogą firmy używające aplikacji do zarządzania procesami biznesowymi, w tym także najpopularniejszych na rynku systemów ERP. Program jest przeznaczony dla organizacji, otrzymujących od swoich partnerów dużą ilość korespondencji. Najbardziej skorzystają na rozwiązaniu firmy, które obsługują od około 1000 faktur lub innych dokumentów w ciągu miesiąca.