Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym, wystawionym przy użyciu KSeF, zapisanym w ustalonym formacie i mającym określoną formę. Faktura ustrukturyzowana zbudowana jest wg. schematu, pozwalającego na przetwarzanie i odczytywanie m.in. takich informacji, jak:
Faktury ustrukturyzowane w KSeF wystawić będzie mógł każdy przedsiębiorca, a także osoba (podmiot), który uzyska od przedsiębiorcy upoważnienie - np. księgowy lub inny pracownik, biuro rachunkowe, biuro księgowe etc.
Listę osób i podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF trzeba będzie zgłosić do naczelnika urzędu skarbowego, korzystając z druku ZAW-FA. Z obowiązku tego zwolnieni będą przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i samodzielnie wystawiający faktury ustrukturyzowane.
Elektroniczne faktury będą w systemie przechowywane przez okres 10 lat, multiplikowane i zapisywane w kopiach zapasowych. Dostęp do nich będzie możliwy 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Wyjątek stanowić będą dokumenty o dłuższym okresie przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustawa o podatku od towarów i usług mówi, że w ich przypadku, po upływie 10 lat, podatnik zobowiązany będzie do samodzielnego przechowywania faktur ustrukturyzowanych poza KSeF.
Przepisy dotyczące KSeF zakładają, że przedsiębiorcy mogą narazić się na konsekwencje prawno-skarbowe jeśli:
wystawią fakturę poza KSeF,
wystawią fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem,
nie prześlą faktury do KSeF w terminie.
wystawią fakturę bez wykazania podatku
W trzech pierwszych przypadkach naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł wydać decyzję o nałożeniu kary wynoszącej do 100% wysokości podatku wskazanego w zakwestionowanej fakturze. Jeśli natomiast wystawca w ogóle pominie w fakturze wartość podatku, przepisy przewidują karę w wysokości do 18,7% kwoty zobowiązania. Karę wpłacić trzeba będzie na rachunek właściwego urzędu skarbowego w terminie do 14 dni od daty doręczenia decyzji o jej nałożeniu.
Jeśli z powodu awarii lub aktualizacji KSeF wystawianie faktur stanie się niemożliwe, podatnik będzie mógł wystawić dokument offline, korzystając z takiego samego wzoru faktury ustrukturyzowanej, jaki obowiązuje podczas normalnego korzystania z systemu. Wypełniony wzór będzie traktowany jak pełnoprawna faktura, którą przekazać trzeba będzie nabywcy.
Kluczowe znaczenie podczas awarii mieć będzie data wystawienia faktury określona w polu P_1. Zgodnie z art. 106na ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług, jeśli data wystawienia faktury będzie inna niż data jej przesłania do KSeF, faktura zostanie uznana za wystawioną z chwilą jej przekazania do systemu.
Informacje o awariach i przerwach w dostępie do KSeF zamieszczane będą w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Obecnie znajdziemy je na stronie Krajowej Administracji Skarbowej w zakładce “Komunikaty”. Dodatkowo ma też zostać udostępniony niezależny od KSeF interfejs, którego rolą będzie informowanie o awariach. Będzie go można zintegrować z komercyjnym oprogramowaniem wykorzystywanym do obsługi KSeF, takim jak np. Banqup. Interfejs pozwoli przedsiębiorcom i księgowym na bieżąco sprawdzać stan systemu i dowiedzieć o wystąpieniu awarii oraz jej usunięciu.
W przypadku, gdy zawiedzie program księgowy wykorzystywany przez przedsiębiorcę, ustawodawca przewidział możliwość wystawienia faktur offline poza KSeF. Taki dokument trzeba będzie jednak przesłać do systemu następnego dnia roboczego po usunięciu usterki.
W Banqup staramy się uprościć płatności i fakturowanie, ułatwiając codzienne zadania i cyfryzując dla Ciebie procesy księgowe.
