Przed rozpoczęciem korzystania z KSeF niezbędne będzie założenie konta i uwierzytelnienie użytkownika. Podatnicy zarejestrowani w Krajowym Systemi e-Faktur otrzymają indywidualny numer, pozwalający na wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur. Sposób nadania uprawnień zależeć będzie od charakteru podmiotu zakładającego konto.
co do zasady nie muszą nic zgłaszać Urzędowi Skarbowemu, gdyż uprawnienia są im przypisane automatycznie. Do autoryzacji wystarczy podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli użytkownik ich nie posiada, wówczas może złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na druku ZAW–FA.
mogą uzyskać uwierzytelnienie na podstawie pieczęci kwalifikowanej z numerem NIP. Jeżeli niezbędne będzie wskazanie osoby fizycznej, uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu podatnika, trzeba będzie złożyć zawiadomienie na wspomnianym już formularzu ZAW-FA.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, uzyskanie dostępu do faktury ustrukturyzowanej w KSeF możliwe będzie poprzez podanie:
numeru identyfikującego fakturę w systemie,
numeru faktury nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę,
numeru NIP lub innego identyfikatora nabywcy, albo informacji o braku takiego identyfikatora,
imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy, albo informacji o braku takich danych,
ogólnej kwoty należności.
Podmiot upoważniony do wystawiania dokumentów księgowych może to robić bez konieczności zakładania własnego konta w KSeF. Na mocy uzyskanych uprawnień ma także możliwość pośredniego przekazywania upoważnień osobom trzecim.
Upoważnienia do wystawiania faktur w imieniu podatnika udzielić można na trzy sposoby:
za pomocą komercyjnych programów umożliwiających obsługę KSeF np. Banqup,
przy pomocy oprogramowania stworzonego przez Ministerstwo Finansów,
za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA.
System odrzuci każdą fakturę, która nie spełnia standardu zgodności z wzorem logicznym faktury ustrukturyzowanej lub w której nie zostały wypełnione wszystkie wymagane przepisami pola - np. data wystawienia faktury w polu P_1 lub numer NIP w polu Podmiot1/Dane Identyfikacyjne. Faktury zostaną przez KSeF odrzucone również wtedy, gdy do systemu prześle je podmiot nieposiadający wymaganych uprawnień.
W Banqup staramy się uprościć płatności i fakturowanie, ułatwiając codzienne zadania i cyfryzując dla Ciebie procesy księgowe.
