How to start a business online - step-by-step instructions

Zakładanie własnej działalności gospodarczej nadal wielu kojarzy się z obowiązkiem wypełnienia mnóstwa wniosków i formularzy, zaniesienia ich do różnych urzędów, a może nawet wnoszenia w związku z tym opłat. W rzeczywistości sprawa wygląda znacznie lepiej – firmę założysz za darmo i nie wychodząc z domu! Dzięki tej instrukcji dowiesz się jak się przygotować i wypełnić wniosek online. Działalność gospodarczą prowadzić można w różnych formach. Jako przyszły przedsiębiorca masz do wyboru jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną oraz kilka typów spółek osobowych i kapitałowych. Poniżej omawiamy procedurę zakładania firmy w pierwszej z wymienionych form, najpowszechniejszej dla zaczynających swoją przygodę w biznesie. Warto tu zaznaczyć, że jednoosobowa działalność gospodarcza nie oznacza, że trzeba ją prowadzić samodzielnie. Jeden musi być właściciel firmy, i to on decyduje czy i jak wielu pracowników zatrudnić. Przygotuj się Zakładanie firmy odbywa się poprzez złożenie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (formularz CEIDG-1). Aby proces przebiegł sprawnie, powinieneś wcześniej przygotować sobie zestaw informacji i narzędzi niezbędnych do jego wypełnienia. Podstawowe dane wnioskodawcy Jak w wypadku każdego formularza, należy zacząć od swoich danych. Poza imieniem i nazwiskiem musisz podać datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, posiadane obywatelstwa, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz adres zamieszkania. Z tym ostatnim łączy się określenie właściwego dla celów podatkowych urzędu skarbowego. Do rozliczeń tych potrzebne będą też dane twojego konta bankowego. Po zarejestrowaniu firmy będziesz mógł założyć oddzielne konto firmowe, ale przy jednoosobowej działalności nie jest to wymagane. Obywatele polscy i cudzoziemcy, którym go nadano, muszą podać też PESEL. Wymagane są numery NIP i REGON. Jednak nie musisz ich mieć, jeśli wcześniej nie prowadziłeś działalności gospodarczej, a wniosek o wpis do Ewidencji będzie jednocześnie wnioskiem o nadanie tych numerów. Informacje o firmie Zebranie wyżej wymienionych danych nie powinno nastręczać problemów. Natomiast na przygotowanie informacji dotyczących planowanego biznesu powinieneś poświęcić nieco więcej czasu. Niezbędna jest nazwa firmy. Zgodnie z przepisami zawierać ona musi imię i nazwisko przedsiębiorcy, a więc samo Sklep obuwniczy nie wystarczy. Pełna nazwa w takim wypadku powinna brzmieć na przykład Sklep obuwniczy Mikołaj Zelówa. Ponadto nie może ona wprowadzać potencjalnego klienta w błąd co do charakteru działalności. Nazwa skrócona może zawierać maksymalnie 31 znaków i podawana jest dla potrzeb ZUS. Jeśli nie zostanie określona, musisz podać w tym miejscu swoje imię i nazwisko. Nazwa może, jak w powyższym przykładzie, ale nie musi nawiązywać bezpośrednio do rodzaju prowadzonej działalności. Określa się ją natomiast w odpowiedniej rubryce za pomocą kodów PKD. Aby ustalić który z nich odpowiadał będzie twojej firmie, warto skorzystać z wyszukiwarki lub przejrzeć pełną ich listę. Na pierwszym miejscu musisz podać kod przeważającego, a więc dającego największe przychody, rodzaju działalności przedsiębiorstwa. Jeśli firma nie będzie prowadziła innej, nie musisz podawać żadnych dodatkowych kodów. Można też dopisać je później, jeśli profil przedsiębiorstwa ulegnie zmianie. Kolejnym elementem są dane teleadresowe. Podstawą jest adres korespondencyjny i inne formy kontaktu (numer telefonu, e-mail, adres strony internetowej). Jeśli firma ma działać w konkretnym miejscu, na przykład jako sklep stacjonarny, podaj również jego adres. Dotyczy to też ewentualnych dodatkowych lokalizacji – biur, filii i oddziałów. W sytuacji, gdy nie masz sprecyzowanego miejsca wykonywania działalności, bo na przykład świadczysz usługi bezpośrednio u klientów, albo ty i twoi pracownicy wykonują swoje obowiązki zdalnie, wystarczy zaznaczyć to w odpowiednim polu. Zadeklarować też trzeba przewidywaną liczbę osób pracujących, z uwzględnieniem samego przedsiębiorcy (jeśli więc nie planujesz nikogo zatrudniać, w rubryce tej wpisujesz 1), oraz datę rozpoczęcia działalności. Jest ona ważna również ze względu na obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, który powstaje z tym właśnie dniem. Wybór formy opodatkowania Uzyskiwanie dochodów związane jest zawsze z obowiązkiem uiszczania podatków. Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą możesz wybrać jedną z czterech form opodatkowania. Domyślnie jest to opodatkowanie na zasadach ogólnych, a więc ze stawkami 17% dla dochodów rocznych do 85 528 zł (stawka obowiązująca do końca 2021 r.) i 32% dla dochodów powyżej tej kwoty. Wybierając tą formę, rozliczysz dochody firmy wraz z innymi, jakie osiągnąłeś w danym roku, na przykład z umów o pracę, czy zleceń. Skorzystasz też z dostępnych ulg, a także rozliczysz się wspólnie z małżonkiem lub dzieckiem. Rozwiązaniem korzystniejszym dla firmy, których roczne dochody przekraczają drugi próg podatkowy, jest podatek liniowy. Jego stawka wynosi 19% i nie zmienia się bez względu na osiągane dochody. Przy wyborze tej opcji nie będziesz mógł jednak rozliczyć łącznie innych dochodów oraz skorzystać z większości ulg. Formą uproszczoną jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Tą opcję mogą wybrać prawie wszyscy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą. Zakazana jest jedynie dla prowadzących apteki, handlujących wartościami dewizowymi, częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych oraz wytwarzających wyroby objęte podatkiem akcyzowym (oprócz energii elektrycznej ze źródeł odnawialnych). Stawki ryczałtu są zróżnicowane – wynoszą od 2 do 17% i uzależnione są od rodzaju wykonywanej działalności. Na pierwszy rzut oka wydaje się więc, że opodatkowanie w ten sposób jest korzystniejsze. Jednak musisz uwzględnić to, że opodatkowany jest cały przychód firmy a nie tylko dochód. Oznacza to, że nie możesz zmniejszyć podstawy opodatkowania o koszty uzyskania przychodu. Dodatkowym ograniczeniem jest maksymalny roczny przychód przy tej formie opodatkowania, który wynosi 2 mln euro (nieco ponad 9 mln zł). Jeśli chciałbyś wybrać ten sposób rozliczania z fiskusem, zapoznaj się koniecznie z ustawą i jej omówieniem. Najprostszą formą opodatkowania przedsiębiorców jest karta podatkowa. Jednak mogą ją wybrać jedynie prowadzący działalność w ściśle określonych obszarach wytwórstwa, handlu i usług, zatrudniający ograniczoną liczbę pracowników oraz osoby wykonujące wybrane wolne zawody z zakresu ochrony zdrowia i weterynarii. Co roku stałą miesięczną stawkę należnego podatku ustala na podstawie tabeli naczelnik urzędu skarbowego, uwzględniając zakres działalności, wielkość miejscowości oraz liczbę pracowników. Jak więc widzisz, w tej formie wysokość podatku nie ma związku z osiąganymi przychodami. Zgodnie z projektowanymi zmianami, od 2022 r. nie będzie już możliwości wyboru karty podatkowej. Możliwość taka pozostanie tylko dla firm, które rozliczały się z fiskusem w ten sposób w 2021 r. Księgowość Z rozliczeniami podatkowymi wiąże się bezpośrednio kwestia tego, kto będzie prowadził księgowość w twojej firmie. Możesz robić to oczywiście sam. Jeśli nie masz doświadczenia, może to się wydawać trudne i czasochłonne. Jednak bardzo pomocne są tu narzędzia internetowe, jak chociażby Banqup. Większe przedsiębiorstwa zazwyczaj zatrudniają własnych księgowych, ale jest to rozwiązanie kosztowne, a więc raczej niedostępne dla zaczynających dopiero własną działalność. Znacznie tańszym rozwiązaniem jest korzystanie z usług biur rachunkowych. W tym wypadku dane wybranego biura będziesz musiał podać w formularzu. Wniosek online Po odpowiednim przygotowaniu się, wypełnienie wniosku nie sprawi ci trudności. Możesz to zrobić na trzy sposoby. Najlepiej wykorzystać w tym celu stronę biznes.gov.pl. Dostępny tam kreator przeprowadzi cię przez wszystkie etapy, poprosi o wymagane informacje i utworzy gotowy wniosek z niezbędnymi załącznikami. Formularz możesz też wypełnić bezpośrednio na stronie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, wcześniej jednak musisz założyć tam konto. Również niektóre banki oferują możliwość założenia firmy za pośrednictwem swoich portali, jednak jest to mniej kompleksowe rozwiązanie, które wymagałoby składania dodatkowych wniosków, na przykład do ZUS. Podpis elektroniczny Składając wniosek online musisz go oczywiście również podpisać. Najprościej i bez kosztów zrobisz to wykorzystując Profil Zaufany. Jeśli jeszcze go nie masz, założysz go łatwo przez internet. Innym rozwiązaniem jest podpis kwalifikowany. Jest to rozwiązanie płatne, ale w przeciwieństwie do Profilu Zaufanego, może być używane również w sprawach innych niż urzędowe, na przykład przy podpisywaniu umów na odległość. Jeśli posiadasz dowód osobisty z warstwą elektroniczną i odpowiedni czytnik podłączony do komputera, to również w ten sposób uwierzytelnisz składany wniosek. Podsumowanie Zakładanie jednoosobowej działalności gospodarczej przez internet nie jest niczym trudnym. Jeśli poświęcisz trochę czasu na przygotowanie się i przemyślenie kluczowych kwestii, cały proces przejdziesz szybko i bez przeszkód. Zrobisz to nie ruszając się z domu i całkowicie za darmo. A kiedy już będziesz miał swoją firmę, Banqup pomoże ci w sprawnym administrowaniu nią.

Starting your own business is still associated by many with the obligation to fill out a lot of applications and forms, carry them to various offices, and maybe even pay fees in connection with it. In fact, the matter looks much better - you can set up a business for free and without leaving home! With this guide you will learn how to prepare and fill out the application online.

‍

Business can be conducted in various forms. As a future entrepreneur, you can choose between sole proprietorship, partnership and several types of partnerships and companies. Below we discuss the procedure for setting up a business in the first form mentioned, the most common for those starting out in business. It is worth noting here that a sole proprietorship does not mean that you have to run it alone. One must be the owner of the company, and he decides whether and how many employees to hire.

Get ready

Establishing a company is done by submitting an application for entry in the Central Register and Information on Economic Activity (CEIDG-1 form). In order for the process to go smoothly, you should prepare in advance a set of information and tools necessary for its completion.

Basic data of the applicant

As with any form, you should start with your data. In addition to your first and last name, you will need to provide your date and place of birth, parents' names, citizenship held, type, series and number of identity document and address of residence. Connected with the latter is the identification of the tax authority responsible for tax purposes. You will also need your bank account information for these settlements. Once your company is registered, you will be able to set up a separate business account, but with a sole proprietorship this is not required. Polish citizens and foreigners who have been given one must also provide a PESEL. NIP and REGON numbers are required. However, you don't have to have them if you haven't done business before, and the application for entry in the Registry will be at the same time an application for these numbers. 

Company information

Collecting the above-mentioned data should not pose any problems. On the other hand, you should spend a little more time preparing information about the planned business. The name of the company is essential. According to the regulations, it must include the name of the entrepreneur, so just Shoe Shop is not enough. The full name in such a case should be, for example, Shoe Shop Mikołaj Zelówa. In addition, it must not mislead a potential customer about the nature of the business. The abbreviated name can contain a maximum of 31 characters and is given for the purposes of the Social Security Administration. If it is not specified, you must include your name here.

‍

The name may or may not, as in the example above, directly refer to the type of business conducted. Instead, it is defined in the appropriate section using PKD codes. To determine which one will correspond to your business, it is advisable to use a search engine or review the full list of them. In the first place, you need to specify the code of the predominant, and therefore revenue-generating, type of business of the company. If the company will not conduct another, you do not need to provide any additional codes. You can also add them later if the company's profile changes.

‍

Another element is contact information. The basis is the mailing address and other forms of contact (phone number, e-mail, website address). If the company is to operate in a specific location, for example, as a stationary store, provide its address as well. This also applies to possible additional locations - offices, subsidiaries and branches. In a situation where you don't have a specific place of business, because, for example, you provide services directly to customers, or you and your employees perform their duties remotely, just mark it in the appropriate field.

‍

You also need to declare the expected number of people working, including the entrepreneur himself (so if you don't plan to employ anyone, you enter 1 in this column), and the date of starting the business. It is also important because of the obligation to pay social security contributions, which arises on that very day.

Choice of taxation form

Earning income is always associated with the obligation to pay taxes. When setting up a sole proprietorship, you can choose one of four forms of taxation. The default is general taxation, that is, with rates of 17% for annual income up to PLN 85,528 (the rate in effect until the end of 2021) and 32% for income above that amount. By choosing this form, you will settle your business income along with any other income you have earned in the year, such as from employment contracts or commissions. You will also take advantage of available tax benefits, and settle jointly with your spouse or child.

‍

A more favorable solution for a company whose annual income exceeds the second tax threshold is a flat tax. Its rate is 19% and does not change regardless of the income earned. However, when choosing this option, you will not be able to settle other incomes together and take advantage of most reliefs.

‍

A simplified form is a lump sum from registered income. This option can be chosen by almost all non-agricultural business operators. It is prohibited only for those running pharmacies, trading in foreign exchange values, parts and accessories for motor vehicles, and manufacturing products subject to excise tax (except renewable electricity). Lump sum rates vary - they range from 2 to 17% and depend on the type of activity performed. So, at first glance, it seems that taxing in this way is more favorable. However, you must take into account the fact that the entire income of the business is taxed and not just the income. This means that you cannot reduce the tax base by deductible expenses. An additional restriction is the maximum annual income with this form of taxation, which is €2 million (just over PLN 9 million). If you would like to choose this method of accounting with the tax authorities, be sure to read the law and its discussion.

‍

The simplest form of taxation for entrepreneurs is the tax card. However, it can only be opted for by those engaged in strictly defined areas of manufacturing, trade and services, those employing a limited number of employees, and those engaged in selected freelance health and veterinary professions. Each year, the fixed monthly rate of tax due is determined on the basis of a table by the head of the tax office, taking into account the scope of activity, the size of the locality and the number of employees. So as you can see, in this form, the amount of tax is not related to the income earned. According to the proposed changes, from 2022 it will no longer be possible to choose a tax card. This possibility will remain only for companies that settled with the tax in this way in 2021.

Accounting

Directly related to tax returns is the question of who will do your company's bookkeeping. You can, of course, do it yourself. If you are inexperienced, this may seem difficult and time-consuming. However, online tools such as Banqup are very helpful here. Larger companies usually hire their own accountants, but this is a costly solution and therefore rather out of reach for those just starting their own business. A much cheaper solution is to use the services of accounting offices. In this case, you will have to provide the details of the chosen bureau in the form.

Online application

Once you are properly prepared, filling out the application will not be difficult for you. You can do it in three ways. The best way is to use the business.gov.pl website for this purpose. The wizard available there will guide you through all the steps, ask for the required information and create a ready-made application with the necessary attachments. You can also fill out the form directly on the website of the Central Register and Information on Economic Activity, but before that you need to set up an account there. Also, some banks offer the possibility to establish a company through their portals, but this is a less comprehensive solution that would require additional applications, for example, to the Social Security Administration.

Electronic signature

When submitting an application online, you must, of course, also sign it. The easiest way to do this at no cost is to use a Trusted Profile. If you don't already have one, you can set one up easily online. Another solution is a qualified signature. This is a paid solution, but unlike the Trusted Profile, it can also be used in non-official matters, for example, when signing contracts at a distance. If you have an ID card with an electronic layer and a suitable reader connected to your computer, this is also how you will authenticate the application you submit.

Summary

Setting up a sole proprietorship online is not difficult. If you take some time to prepare yourself and think about the key issues, you will go through the whole process quickly and without a hitch. You will do it without moving from home and completely free of charge.

And once you have your business, Banqup will help you administer it efficiently.

‍

‍